FAQ

  • What is CrewBooking ?

    CrewBooking is a web platform for actors in the event, entertainment, cinema and audiovisual sectors. It is the link between workers and companiesIt optimizes event and crew planning.

    The aim is to meet real needs of the field. By joining us, audiovisual workers highlight their skills and availabilities. Companies find professional profiles matching their needs.

  • Our missions ?

    • Meet supply and demand in a few clicks
    • Make audiovisual and event environment effective : optimize time and working organization of each partner.
    • Help workers to complete their professional schedule
    • Highlight know-how and skills : workers value their technical, linguistic skills and licences and they receive job offers adapted to their profile
    • Offer skilled and available workforce to companies
    • Facilitate administrative paperwork for freelancers and companies
    • Offer a research, management and planning tool 
  • Which sectors of activity are on Crewbooking ?

    Crewbooking is aimed at audiovisual professionals segmented in 4 areas of activity : theater & entertainment, event & concert, cinemas and media & television. 

  • Which professions and skills are represented on Crewbooking ?

    Professions related to sound, video, lighting, control, electrical, logistics, rigging, stage, decorating, special effects, hair/makeup, as well as drivers, stagehand and on site managers are represented on the platform.

  • How to add a skill ?

    In your profile, there is a free text field where you can add a specific skill not yet on the platform. If you would like Crewbooking to add professions, you can use our contact form and send us your suggestions.

  • Why using Crewbooking ?

    • You are an audiovisual technician :  

    If you are seeking for jobs in the sector, event or show, sign up as a worker on the platform. Fill out required fields and receive our confirmation email. You can then fill in the useful information such as contact details, your skills, your language and the licence you have. 

    • You are looking for skilled and available technicians :

    If you are looking for audiovisual professionals, sign up on CrewBooking as an employer. Fill out required fields and receive our confirmation email. You can then fill out your company informations. Depending on the subscription chosen, administrator can also create accounts for other useres.

  • Is CrewBooking free?

    As a worker, registration and access on CrewBooking is free. As an employer, you must subscribe to one of the three subscriptions offered according to your needs.

  • Which features for workers profile ?

    You have access to a calendar to edit your availabilities. Only YOU can see those information you personally edit. By default, you are considered as available. Your profile will appear in companies’s search.

    If a company wants to work with you, you will receive a job request by email. See in your mailbox or in the app the company name, place of venue, schedules and required skill. You can either accept or reject the job offer. You get all the comapny’s information to agree on details or if any change occur.

    You can also select companies you do not want to work for in the blacklist system. You do not appear anymore for those companies. In addition, you find a list of requests. Your calendar will synchronize automatically to rejected and accepted offers.

    Find all this features on our mobile app, designed for worker profiles. Manage your schedule from everywhere.

    We are working on further features to improve your user experience. Send us your suggestions by email to info@crewbooking.eu.

  • What does Internal workers mean?

    Traductions in progress...

    En tant que travailleur, vous pouvez recevoir une demande de la part d'un employeur souhaitant vous ajouter à sa liste de travailleurs internes. Si vous acceptez, cela signifie que vous serez visible sur CrewBooking exclusivement auprès de cet employeur-là. Dans ce cas, c’est cet employeur qui vous aménage votre horaire de travail : toutes les demandes de job seront automatiquement acceptées, vous n'aurez plus à marquer votre accord manuellement.Vous accédez à votre planning professionnel via l’interface web ou via l’application mobile.

  • Quelles fonctionnalités pour les comptes employeurs / entreprises ?

    Translation in progress...

    CrewBooking est accessible gratuitement ou en version Premium pour bénéficier de manière illimitée de toutes les fonctionnalités de communication, de planification et de recherches de travailleurs.

    L’abonnement Premium est vendu au prix de 59,99 € /mois ou 599,99 € /an hors taxes. Economisez 2 mois d'abonnement en y souscrivant annuellement.

    DASHBOARD : Vous avez accès à un tableau de bord récapitulatif reprenant les statistiques clés de vos projets, vos demandes envoyées, et le top des travailleurs les plus sollicités par votre entreprise.

    AGENDA : L’agenda résume visuellement l’ensemble de vos projets encodés. Vous pouvez l’afficher en vue mensuelle ou en listing hebdomadaire.

    PLANNING DES PROJETS : Le planning des projets est un véritable outil de planification vous permettant de connaitre l’état d’avancement de vos différents bookings sur l’ensemble de vos projets. Vous pouvez affiner la vue planning de 7 jours à 1 jour. Grâce aux codes couleurs et aux indices numériques, vous visualisez directement où il vous faut combler le manque de travailleurs.

    ANNUAIRE "MES CONTACTS" : CrewBooking vous permet de faire une recherche au sein de l’annuaire des travailleurs en y ajoutant les filtres suivants : pays de résidence, compétences linguistiques, permis de conduire et permis machine. En version Free, vous n'avez accès qu'à vos contacts. 

    TRAVAILLEURS FAVORIS : Depuis l’annuaire "Mes contacts" , il vous est aussi possible d’ajouter des travailleurs de votre choix en favoris en cliquant sur l’étoile : ces derniers apparaissent alors en premier dans les résultats de recherche, s’ils sont disponibles aux dates mentionnées pour votre projet. C’est pratique pour classifier vos résultats de recherche. En version Free, vous êtes limités à 5 travailleurs favoris.

    EMPLOI DU TEMPS DES TRAVAILLEURS : Depuis l’annuaire "Mes contacts", vous pouvez également ajouter des travailleurs à vos privilégiés en cliquant sur l'icône agenda : ces derniers reçoivent alors automatiquement une demande de votre part d’accès à leurs emplois du temps. Ils sont libres d’accepter ou non.Depuis l’onglet planning des travailleurs, vous visualisez via des codes couleurs les disponibilités de vos travailleurs qui ont acceptés. Ils peuvent à tout moment révoquer ce privilège. Sur cette vue planning des travailleurs, vous visualisez aussi tous les travailleurs bookés pour vos projets et vos travailleurs internes. C'est pratique pour vérifier la disponibilité d’une personne avant de lui proposer un projet, pour déplacer un travailleur d’un projet à l’autre mais aussi pour avoir une vision globale de qui travaille où. En version Free, vous êtes limités à 5 demandes d'accès à l'emploi du temps de travailleurs.

    TRAVAILLEURS INTERNES : Sélectionnez des travailleurs déjà inscrits ou pré-inscrivez vos travailleurs (salariés ou réguliers) en tant qu’internes sur CrewBooking. Chaque travailleur doit marquer son accord pour faire partie de vos internes. Ils ne sont visibles sur la plateforme que par votre entreprise uniquement. Vous pouvez gérer le planning de travail de chacun de vos internes. Ces travailleurs ont accès à leur planning et à toutes ses mises à jour depuis l’interface web ou depuis l’app mobile CrewBooking. C’est pratique pour planifier et gérer vos équipes internes et leurs horaires. En version Free, vous êtes limités à 2 travailleurs internes.

    CRÉATION DE PROJETS : Créez un nouveau projet en remplissant les informations utiles : dates, lieu, client, on site manager, domaine d’activité, statut du job : en option, confirmé ou annulé, etc. En choisissant les plages horaires et les compétences requises, CrewBooking crée un tableau des besoins dans lequel vous encodez le nombre de travailleurs nécessaires. CrewBooking génère alors des recherches et trouve pour vous les profils disponibles et adéquats à vos besoins techniques, linguistiques, etc. Dans la liste des résultats, sélectionnez les travailleurs en fonction de leurs compétences, de la distance km entre leurs domiciles et le lieu du projet. Filtrez la recherche selon les critères de permis de conduire, de permis machine, des langues parlées et/ou le pays de résidence. En validant les demandes de jobs, les travailleurs choisis reçoivent une notification par mail ou via l’application mobile et y répondront favorablement ou non. Vous possédez également les coordonnées du travailleur afin de convenir des modalités, tarifs et détails du projet en question. Si vous ne trouvez pas une personne en particulier, il vous est possible de la rechercher manuellement si elle est déjà inscrite ou le cas échéant, de lui envoyer une invitation à s’inscrire sur CrewBooking.

    PROJETS & BOOKING EN OPTION : Il arrive que certains projets ne soient pas assurés. Dans ce cas, CrewBooking vous permet de créer des projets en option (depuis l’onglet “création de projet”, section “infos”). Cela implique que les demandes de job envoyées sont mentionnées comme étant en option. Les travailleurs sont donc avertis de l’option et peuvent accepter ou refuser ces demandes.Il vous est possible de modifier ce statut en option par projet confirmé ou annulé en mentionnant la raison. Tous les travailleurs concernés sont alors prévenus par mail ou via l’app mobile, et les demandes changent automatiquement de statut (confirmées ou annulées).Vous pouvez aussi avoir affaire à des projets confirmés mais pour lesquels le nombre de travailleurs nécessaires est encore incertain. Dans ce cas, vous pouvez créer un projet confirmé et activer le booking en option (depuis l’onglet “gestion des demandes”, section “recherche de travailleurs”). Bookez en option une partie de votre équipe. Confirmez ou annulez par après ces demandes en option depuis la page de gestion des demandes.

    GESTION DES DEMANDES DE JOB : Sur cette page, vous avez un aperçu de votre future équipe pour un projet et l’état d’avancement de vos bookings. Vous pouvez renvoyer des demandes, visualiser celles acceptées, en attente ou refusées. Vous pouvez également annuler des propositions de job.

    FEUILLE DE ROUTE LOGOTISÉE : Lorsque vos bookings sont complets, une feuille de route, appelée aussi crewcall ou infosheet, est générée automatiquement (avec votre logo si vous êtes CrewBooking Premium). Elle est envoyée en format PDF en un seul clic à chaque membre de l'équipe bookée pour un projet. La feuille de route récapitule les infos essentielles du projet et les plages horaires, fonction, tâche et ville de chaque travailleur (notamment pour favoriser le covoiturage). Elle s’actualise automatiquement en fonction des modifications apportées et vous pouvez renvoyer chaque nouvelle version à l’équipe. Si vous êtes CrewBooking Premium, vous pouvez aussi ajouter des dossiers à joindre à ce mail tel que dossier de production, plan, déroulé du show, etc. pour un poids maximum de 50 Mb.

    EMAILS DE NOTIFICATION : Choisissez vos préférences en termes de notifications mail pour les changements de statut des demandes (si un travailleur refuse une de vos demandes), les feuilles de route, l'inscription d'un travailleur non-inscrit et le changement de statut d'un travailleur interne.

    UTILISATEURS : Si vous avez opté pour CrewBooking Premium, votre compte employeur peut être rendu accessible par 10 utilisateurs différents. En Free, vous êtes limité à un utilisateur.

    Si vous avez besoin davantage d’explications, contactez-nous à info@crewbooking.eu.

  • Is the CrewBooking calendar compatible with other calendars?

    Yes, our calendar is compatible. You can add the data from your CrewBooking calendar to your other calendars (iCal, Google Calendar ...) so that they synchronize. In your profile, at the bottom of the page, in the "Subscribe to Calendar" section, copy the URL of the feed, or click "Add to my calendar".

  • Is there a mobile app for workers?

    Yes, Crewbooking app exists (only for workers).  As workers are often on site, we thought of them. The app allows them to be reachable and answer job requests from anywhere, really quickly. It is available for Android smartphones and tablets as well as for iPhone and iPad. Download it now on AppStore or Google Play !

  • Can employers see what a worker encodes in his CrewBroking agenda?

    No, employers do not have access to the data that the worker personally encodes. Only the worker can view the information he has manually added to his calendar.

    If the worker checks the "busy" option when creating an event (private or business) in his calendar, he will be considered unavailable during the whole day or time slot chosen. In this case, the worker does not appear in the searches.

    The encoding of its schedule and appointments only serves to display or not the profile in the search results of the company.

  • Is the data encoded in CrewBooking secure?

    Yes. All encoded data is secured by an SSL certificate. An SSL certificate serves as a digital "passport" and allows data to be transmitted over secure networks - protecting financial and credit card transactions, registrations, access to mail, and sensitive information. It authenticates and encrypts the data transferred via the website to the server. For further information, please consult our privacy policy or contact us info@crewbooking.eu.

  • A problem ?

    We are here to help (in French and English). We are also always looking to improve our services. Do not hesitate to send us your feedback and suggestions by email at info@crewbooking.eu or through or contact form